〜ことになっている

"it is a rule / arrangement / custom that ~", "is supposed to ~".

The decision was made by someone else or by convention, and it is still in force. Compare 〜ことになった (a decision just made).

Explaining school, workplace or household rules, and fixed schedules.

• V-dict + ことになっている
• V-ない + ことになっている
• 〜てはいけないことになっている for prohibitions

1. 01

   会議は毎週月曜日に行うことになっている。

   かいぎはまいしゅうげつようびにおこなうことになっている。

   Meetings are held every Monday as a rule.

2. 02

   明日、部長と会うことになっています。

   あした、ぶちょうとあうことになっています。

   I'm scheduled to meet the department head tomorrow.

3. 03

   この寮では、夜十時までに帰ることになっている。

   このりょうでは、よるじゅうじまでにかえることになっている。

   In this dorm you're supposed to be back by ten at night.

4. 04

   校内では携帯電話を使ってはいけないことになっている。

   こうないではけいたいでんわをつかってはいけないことになっている。

   The rule is that you may not use mobile phones on school grounds.

• 〜ことにしている

  The speaker's own rule or habit. ことになっている is a rule from outside. Compare side by side

• 〜ことになる / 〜ことになった

  The moment the decision is made. 〜ている shows the resulting arrangement still stands.

• 〜なければならない

  Simply "must". ことになっている explains that the obligation exists as a rule.

• ✗

  毎朝走ることになっている。(intended: my own habit)

  ✓

  毎朝走ることにしている。

  Why

  Your own decision uses しています. なっている suggests someone else set the rule.

• ✗

  会議は月曜日に行うことになりました。(intended: it is a standing rule)

  ✓

  会議は月曜日に行うことになっています。

  Why

  なった reports the moment of deciding; for an ongoing rule use なっている.

• ✗

  靴を脱ぐのことになっている。

  ✓

  靴を脱ぐことになっている。

  Why

  The verb attaches directly to こと; no の.

The rule was set by someone else / an institution (resulting state of 〜ことになる). Contrast 〜ことにしている (speaker's own habit/decision). Also used to soften a refusal: 規則で、外部の方はご利用になれないことになっております.